Assistant(e) de coordination de secteur H/F

La Main de Jeanne recrute un(e) Assistant(e) de coordination de secteur H/F pour accompagner le responsable de secteur dans la gestion administrative, l’accueil des bénéficiaires et la planification des interventions.

Vos missions

Accueil et relation avec les bénéficiaires

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par email des personnes sollicitant l’agence.
• Écouter et comprendre les besoins des interlocuteurs afin de les renseigner et les orienter vers le service ou professionnel adapté.
• Informer les bénéficiaires sur les services proposés, les tarifs, les financements et les prises en charge existantes.
• Établir les devis pour les prestations simples.
• Assurer la traçabilité des échanges et informations dans le logiciel XIMI.

Assistance au responsable de secteur

• Assurer un soutien administratif et organisationnel au responsable de secteur.
• Préparer les documents commerciaux et contractuels : devis, contrats simples, flyers, livrets d’accueil, etc.
• Assurer le suivi des prises en charge reçues par l’agence dans XIMI.
• Participer à la gestion et à la mise à jour des plannings des salariés.
• Transmettre les modifications de planning aux intervenants et aux bénéficiaires.
• Réaliser les appels auprès des clients et des salariés.
• Veiller à la complétude des dossiers bénéficiaires.
• Contrôler et traiter quotidiennement les éventuelles erreurs de télégestion.
• Participer au suivi des données d’activité en fin de mois : heures réalisées, kilomètres parcourus et justificatifs.

Coordination et suivi des interventions

• Participer à la coordination des missions CPAM et Sortir+.
• Assurer la gestion des clés des bénéficiaires.
• Participer aux contrôles qualité au domicile des bénéficiaires, sous la responsabilité du responsable de secteur.
• Traiter les demandes liées à la téléassistance et à la livraison de repas en lien avec les équipes opérationnelles.
• Exceptionnellement, assurer l’accompagnement véhiculé d’un bénéficiaire, la présentation d’un intervenant ou l’installation d’un dispositif de téléassistance.

Profil recherché

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse, réactive et à l’écoute, avec un réel intérêt pour les problématiques humaines.

Vous savez faire preuve de :

• Discrétion et tact ;
• Empathie et sens de l’écoute ;
• Adaptabilité et réactivité ;
• Dynamisme et sens de l’initiative ;
• Ponctualité et rigueur ;
• Capacité à gérer les situations de conflit et à faire preuve de médiation.

Une première connaissance du secteur des services à la personne ou du secteur médico-social est appréciée.

Compétences et prérequis

• Maîtrise des outils informatiques et de bureautique, notamment Word et Excel ;
• Bonne organisation et capacité à gérer les priorités ;
• Notions de démarche commerciale ;
• Permis B indispensable.

Pourquoi rejoindre notre équipe ?

Vous intégrerez un environnement où l'accueil, l'écoute et l'accompagnement des bénéficiaires occupent une place centrale. Vous travaillerez en lien direct avec le responsable de secteur et les équipes opérationnelles afin de contribuer au bon fonctionnement et à la qualité des prestations.

Poste basé à Béziers.